Да, вы законно можете не чинить/ушивать, а менять на новые, как верно указала Ольга п.25 правил обеспечения. Тут действительно вам надо со своей бухгалтерией поговорить, нужны ли им документы для списания с баланса ТМЦ (скореее всего нужны, по крайней мере пока не встречала места где бы бухи их не просили).
Далее приказом или положением (или и тем и тем) определяете порядок списания, форму документа о списание (установленной формы нет) и состав комиссии о списании.