Все зависит от места их дислокации. На проверку знаний я вызывала к себе и сразу оформляла все документы, на другом предприятии я выезжала с проверкой знаний к ним на участок и там оформляла основные документы, протоколы и журналы вручную например, удостоверения позже передавала. 1 человек у нас работал в соседней области - 1 раз в год вызывала его в контору на проверку знаний, выдачу СИЗ. Журнал по инструктажам вели удаленно ( передавали на подпись).
Но мои работники всегда находились на своих местах, без перемещений с объекта на объект.
Вы спросите как кадры у вас ведут ознакомление с кадровой документацией? Может что-то у них переймете.