Инна
Вариант 1: Заводите журнал (в формате ворд), куда вбиваете всех работающих на данный момент, и оставляете несколько незаполненных бланков для будущих трудоустраиваемых. Если хотите прям фактически со всеми проводить, разбиваете их на группы (как вам удобнее) и проводите инструктаж в этих группах, можно провести тестирование-опрос хоть устно, хоть письменно, для проверки полученных знаний, по окончании все прошедшие ставят подпись в журнале, ставите фактическую дату проведения для каждого (если все записаны в алфавитном порядке и даты получатся не по порядку, ничего страшного).
Вариант 2: Так же можно напечатать несколько журналов для сотрудников именно по группам, на которые вы их разобьете. Провели, опросили, подписи собрали, даты проставили (тогда дата будет у всей группы одна, если все придут на инструктаж). И тогда надо завести отдельный журнал для трудоустраиваемых (им уже проводите инструктаж по одному или по мини-группам, если их подсобирать вместе за месяц, так как Вводный инструктаж по ГО должен быть проведен в течение 30 календарных дней с даты фактического начала трудовой деятельности).
Вариант 3: Форму оформления выбираете из 1 или 2 варианта, загружаете вашу инструкцию в облако, даёте открытый доступ к напечатанной инструкции, доносите до всех работающих, что нужно ознакомиться/изучить и прийти к вам в кабинет поставить подпись в журнале (лучше это сделать приказом директора, вас навряд ли кто-то послушает))) Но главное, чтобы все пришли и расписались (если само обучение для руководства не принципиально).