а зачем?... у вас очень большой штат, боитесь упустить? в принципе, непосредственный рук-ль открывает прошлый инструктаж и пишет заново тех же, +/-
теоретически в том же экселевском файле, который тут неоднократно давали для ведения графика обучения, проверки знаний и МО, можно и инструктажи забить, и будет вам дата наступления события подкрашиваться цветом.