Если совсем некуда деваться - используйте эту работу как тренажер нештатных ситуаций. Нет взаимодействия с кадрами, отсутствуют ЛНА, нет журналов, нет выстроенных процессов по самым элементарным вопросам - это все как задача со звездочкой. Сможешь с ними справиться или хотя бы продумать варианты решения проблемы - плюсик в карму профессионала.
Идеальные условия для специалиста по охране труда редко где можно найти, на любом предприятии будут свои нюансы, в том числе коммуникационные. А в нашей сфере коммуникации, особенно с кадрами, очень важны. Поговорите с ОК - принципиальная позиция не давать сведения? Они просто забывают? Оформление идет задним числом? Если они не нарочно строят козни, то подумайте, как можно оптимизировать процесс - доступ в 1С, еженедельная сводка по принятым работникам или может лучше самостоятельно к ним каждый день обращаться? Опять же, с вашей стороны надо донести до ОК, что это не ваши невразумительные хотелки, а необходимость. И вам совместно нужно выработать стратегию, которая устроит все стороны процесса.
Если же кадры нарочно не сообщают сведения, то надо переходить на рельсы официального взаимодействия - через служебные записки на руководителя ОК и докладные на руководителя организации. Только писать их надо не с позиции "какие кадровики сволочи", а с позиции рисков - что именно вам надо сделать с вновь принятыми, во исполнение каких требований, какие будут последствия при их несоблюдении, размеры штрафов. Опять же, если не дай бог НС - надо будет подделывать документы задним числом, что уже может быть уголовно наказуемо. Многие забывают, что СОТ это не только про жизнь и здоровье рабочих, но и защита интересов работодателя. Вот и поговорите с той точки зрения, что вы стараетесь минимизировать возможный ущерб предприятию.
У меня третье место работы в качестве СОТа и поверьте, идеально не было нигде. Везде приходится продумывать и просчитывать процессы заново, приноравливаясь к уже существующим традициям и паттернам взаимодействия