Порядок можете определить сами, главное, чтобы на рабочем месте и в общем доступе они были. По опыту прошлой жизни, у нас был приказ, утверждающий перечень документации по ОТ, ПБ, ЭБ, который в обязательном порядке должен быть на рабочих местах и в каком виде (электронный/бумажный). Удобно было всем. Вообще, оригиналы инструкций с ознакомлением хранились у СОТов, копии на местах. Чтобы проверяльщики не докапывались, руководители структурок обеспечивали подписи с ознакомлением прямо на рабочем варианте инструкций - все довольны.