Я договариваюсь, приходится иногда напомнить, это да.
Если договоренности не получаются, напишите служебную записку с ссылкой на проф.стандарты, в которых указаны ваши соответствующие трудовые функции
СОТ 3.1.2. "организация подготовки работников в области охраны труда" (см.стандарт), там нигде не указаны действия работы с личными данными сотрудников, и даже по разработке и оформлению документации по обучению.
А вот в проф.стандарте кадровика: Сбор и проверка личных документов работников, Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках (если при трудоустройстве инфо по образованию не взяли, значит теперь кадровик должен сам позвонить сотруднику и попросить предоставить документ), Организация мероприятий по обучению персонала, Производить оформление сопутствующей документации по заключению договоров на обучение, Разрабатывать и оформлять документы по процессам организации обучения персонала и их результатам...
То есть из этих стандартов следует, что заполнение документов необходимых для обучения сотрудников - это вообще не обязанность СОТа, а кадровика. От СОТа - кого и чему обучить, график обучения, и потом хранение результатов.
Покажете кадровикам с предложением: или вы выполняете свои должностные обязанности сами, или я готова это делать, но лишь при своевременном предоставлении необходимых данных с вашей стороны.
Та же ситуация и с направлениями на мед.осмотры: кого и когда направлять и по какому пункту - ответственность СОТ, а оформление и выдача направления и всей документации - ОК.