По подразделениям, в каждом свой ответственный.
У нас проще, просто одним месяцем организация из 20 превратилась в 200 чел. В этом месяце и проводят всем, а у кого если и было недавно( вновь устроившиеся), то как писали выше ничего страшного, больше не меньше.