Oksana Добрый день Oksana ! Присоединяюсь к коллегам, все верно комментируют, думаю вообще это не проблема!
нужно ли проводить внеочередную проверку знаний;
Нет
каким образом актуализировать данные в реестре и есть ли такая практика;
в ЛКОТ можно редактировать запись об обучении этого работника, редактировать можно все поля, кроме данных обучающей организации. Второй вариант аннулировать и внести запись об обучении вновь, но с фактической датой обучения , указав причину.
В то же время , обязанности обновлять записи о ФИО (бывшей ФИО) в реестре обученных лиц в какой-то срок — нет. п.п. 118, 119 Правил 2464 , не устанавливают срок для актуализации этих данных при их изменении (например, при смене фамилии работника).
какие документы оформить внутри организации, чтобы подтвердить легитимность действующей проверки знаний (приказ или др.)?
Любой кадровый документ о смене фамилии (лучше приказ), приложить к протоколу проверки знаний. Удостоверения сейчас не оформляем , раньше прям в нем зачеркивали старую ФИО, вносили новую ФИО.)))