Я бы приказ оформила (проведение мероприятия, его цели, состав участников, ответственные дица за организацию, за проведение инструктажей, за взаимодействие с поликлиникой и ГТО, сроки и место проведения, обеспечение медицинского допуска, необходимость проведения целевого инструктажа). Вы уже запланировали диспансеризацию, что тоже верно, мало ли, у кого-то есть противопоказания к участию в сдаче нормативов ГТО. Касаемо инструктажа, можно организовать проведение целевого инструктажа перед мероприятием. Можно определить лиц, ответственных за организацию, проведение и безопасность во время ГТО. Обеспечение безопасных условий на месте проведения. Хотя площадка не ваша, лучше убедиться в ее пригодности, безопасности оборудования. Обеспечение контроля за соблюдением требований безопасности в ходе мероприятия.
Целевой инструктаж по охране труда проводится для работников в следующих случаях:
а)перед проведением работ, выполнение которых допускается только под непрерывным контролем работодателя, работ повышенной опасности, в том числе работ, на производство которых в соответствии с нормативными правовыми актами требуется оформление наряда-допуска и других распорядительных документов на производство работ;
б)перед выполнением работ на объектах повышенной опасности, а также непосредственно на проезжей части автомобильных дорог или железнодорожных путях, связанных с прямыми обязанностями работника, на которых требуется соблюдение дополнительных требований охраны труда;
в)перед выполнением работ, не относящихся к основному технологическому процессу и не предусмотренных должностными (производственными) инструкциями, в том числе вне цеха, участка, погрузочно-разгрузочных работ, работ по уборке территорий, работ на проезжей части дорог и на железнодорожных путях;
г)перед выполнением работ по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций;
д)в иных случаях, установленных работодателем.
Целевой инструктаж по охране труда проводится в объеме требований охраны труда, предъявляемых к запланированным работам (мероприятиям), указанных в локальном нормативном акте работодателя, и содержит вопросы оказания первой помощи пострадавшим, при этом объем вопросов оказания первой помощи определяет работодатель или лицо, проводящее такой инструктаж по охране труда
Инструктаж по охране труда на рабочем месте проводится непосредственным руководителем работника. Целевой инструктаж по охране труда проводится непосредственным руководителем работ
Можно разработать краткую программу целевого инструктажа.