Добрый день!
где фиксируете нарушения: Excel, Word, журнал, 1С, отдельная программа, корпоративный портал?
У меня по старинке - у каждого участка папка на сервере, там и акты лежат, и фото, и отчеты.
Один раз мой руководитель (по совмещению работающий в крутой организации), показывал их "портал". Там, конечно, очень круто все было сделано, но и шли к этому 12 лет 🙂
как назначаете ответственного и срок устранения?
Зависит от ситуации: иногда непосредственный руководитель (мастер), а иногда и начальник цеха (если нарушение серьезное и требует выполнения многих мероприятий/системы для их устранения).
как оформляете акт или отчет по итогам проверки?
Стандартно - актом, потом высылаем причастным и в копию ставим заинтересованных/помогающих в решении.
есть ли проблема с тем, что нарушения теряются, сроки забываются, фото лежат отдельно, а отчеты приходится собирать вручную?
Нарушения не могут теряться, они могут быть забыты, а для этого постоянно пинаешь причастных. У нас так через пол года моей работы появились еженедельные совещания, потому что вопросы оставались нерешенными и/или появлялись новые, требующие детальной и коллективной проработки.
Вообще все вот это построение системы зависит много от чего: финансирование, наличие компетентных айтишников (если говорить про крутые порталы и системы, кто-то же должен это "чинить"), заинтересованность руководства, размер предприятия и тд. Строить что-то "капитальное" на небольшом предприятии нет смысла, там быстрее будет работать "по старинке", чем организовать процесс, а потом еще и всех этому научить.