Ирина Добрый день!
Цель - отдых всем коллективом. Не командировка.
Если никак не оформлен выезд и эти дни/часы являются рабочим временем, то лучше работникам оформить личное заявление на отпуск/отгул. Не работать же будут, какой инструктаж ?!)). По результату поездки, уже решите , как оплатить/не оплатить эти дни. Может кого и поощрить)) шутка))