Вы годовой план мероприятий по ГО, предупреждению и ликвидации ЧС разрабатываете на год? В котором Вы планируете проведение основных мероприятий по ГОЧС в следующем году. В нем прописываете само мероприятие (тренировку) с датами проведения. А не позднее, чем за месяц до дня тренировки можете соответствующий оргприказ склепать и План проведения, естественно, разработать и у руководителя организации утвердить.