Вообще не пойму проблему. Все в корне не верно, от начала и до конца. Во первых мы конечно сами выбираем как вести учет инструктажей и прописываем это в ЛНА, но если не хотите в будущем проблем , я бы все таки использовал утвержденные образцы. Случай из моей практики - проверяющие, не ГИТ но дотошные и с правами финансовыми попросили документы по охране труда на принятых работников (они имели на это право, поскольку по договору финансировали увеличение рабочих мест) я предоставил им личные карточки и они начали доказывать, что все фиксирующие документы по ОТ должны быть прошиты, пока прям тут же не дал им почитать ГОСТ 12.0.004-2015 не успокоились. А вот представьте, что вы им даете придуманные вами листы, да они тут же придумают новые правила как этими листами пользоваться, и фиг вы чего им докажете.
Теперь по медосмотру, мы трудоустраиваем и в день трудоустройства наравне со всеми кадровыми заявлениями, сканами доков инструктажами по ОТ и ПБ, выдаем направление на медосмотр. Не было ни одного отказника по мед показаниям, кто будет против, проверка? доказывайте, что он приступил к выполнению трудовых обязанностей без медосмотра. Сидел, плевал в потолок, изучал инструкции, обучался и т.д. если человек уже работает вы назначаете ему сами сроки для медосмотра, а не будете ждать когда он там надумает и пройдет. Или другой вариант , на предыдущей работе, кстати французская компания, все строго по нашему законодательству, шаг влево шаг вправо - побег. Чел приходит на первое собеседование, подает доки для проверки службой безопасности - кадровик выдавала открытое, без наименования медцентра, напрвление. Разговор короткий, трудоустройство с медицинским заключением (которое потом оплачивалось работнику по чеку) ну и дальше все по списку.