Штатная структура должна быть, только если у Вас не Микропредриятие с 10-15тью человеками. Сходите к кадровикам и посмотрите штатное расписание. Только я немного не допонял: Вы проводите вводные инструктажи работникам, которые будут работать в другом городе - Москве? Или просто работают по другому адресу Вашего города? А, вообще-то, ориентируйтесь на штатное расписание: В какой штатной клетке работник прописан, и куда эта клетка входит - то и пишите. А то, что кадровики в Трудовых договорах "прописали-не прописали", так это их проблемы.