Самый оптимальный вариант - личное вручение.
И номер входящего письма сразу получите, и сроки ожидания сократите. Т.к. письмо идет n дней, x дней может уйти на его обработку, y дней на выделение сотрудника и т.д.
С ФСД отдельная история. Их самих сложно найти, а адрес электронной почты тем более 🙂