Слышал что некоторые изготовители сами предоставляют услуги аренды или выездного показа.
Попробуйте с ними связаться (на блоге инженера есть контакты, ну или погуглите).
Однако, если руководство считает это блажью то рекомендую задуматься, а оно вам точно ннадо?
Видел/играл в несколько разных вариантов (ОТ, ПожБез, экология, ПП), "пофанится" с коллегами и теми кто "в теме" (проще говоря - в хорошей компании) можно, но есть значительная вероятность для остальных это будет воспринято как какая то ненужная ерунда.
Хотя, зачастую очень многое зависит от грамотной подачи со стороны ведущего/организатора.
Если у вас есть человек который может "завести" и заинтересовать людей то вариант хороший.
А если вы надеетесь что это сделает сама игра то скорей всего, Вас ждёт разочарование.