У вас должен быть Приказ о назначении ответственных лиц где прописан ответственный за контроль.
У вас должен быть план мероприятий по АТЗ, в рамках этого плана проводите проверку по ней готовите отчет либо акт в свободной форме и предоставляете на подпись руководителю учреждения.
III. Организация контроля за выполнением плановых мероприятий
3.1. Контроль по реализации планов возлагается на соответствующего руководителя, утвердившего план, и назначенных им работников.
3.2. После выполнения планового мероприятия ответственный исполнитель готовит для руководителя обобщённый итоговый документ, содержание которого должно отражать сведения о конкретно осуществлённой работе и её результатах с указанием подготовленных документов и их регистрационных реквизитов. Итоговый документ должен содержать резолюцию руководителя о признании мероприятия выполненным и подлежащим снятию с контроля.
3.3. В случае отсутствия исполнителя запланированного мероприятия решение о его замене принимается лицом утвердившем план. Если такого решения не принято, ответственность за выполнение мероприятия несет непосредственно руководитель объекта.
3.4. При возникновении обстоятельств, не позволяющих выполнить плановое мероприятие в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее пяти дней до истечения срока уведомляет своего руководителя, после чего документирует свое сообщение в виде справки, прилагаемой к плану. Все уведомления дублируются.
Мой образец для Вас)