ЭДО в сфере охраны труда ограничивает ст. 22.1 Трудового кодекса. По ней два типа документов по ОТ нельзя подписывать электронно.
- Акты о несчастном случае на производстве могут быть оформлены только в бумажной форме и при необходимости представлены в комиссию по расследованию несчастных случаев. При этом другие документы, связанные с несчастным случаем, комиссия примет в электронном виде. ( п. 29 Положения об особенностях расследования несчастных случаев 223н).
- Журналы регистрации инструктажей по охране труда
В законе написано так: не распространяются правила электронного документооборота на документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по ОТ, в том числе лично подписываемых работником.
Журнал регистрации вводного инструктажа;
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый) - кто-то и целевой записывает в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте.)
Журнал регистрации целевого инструктажа - у нас отдельный журнал для этих целей.
(Если ведутся журналы).
Вместо журналов могут быть: личные книжки работника или другой способ документирования проведенного инструктажа по охране труда, как указал Минтруд и подтвердил Роструд.
С 01.09.2022 работодатель сам определяет форму документа для регистрации проведения инструктажей по ОТ. Это указано в п. 88 Правил обучения по ОТ № 2464.
В любом случае документы должны предусматривать подписи инструктируемого, инструктирующего и подписываться на бумаге.
Заполнять и вести журналы регистрации инструктажей по ОТ можно на компьютере, главное их потом распечатать, чтобы работники могли в них расписаться, как пояснял Роструд:
"Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2023
Вопрос: Согласно ст. ст. 22.1 - 22.3 Трудового кодекса РФ работодатель вправе применять электронный
документооборот в сфере трудовых отношений, под которым понимаются создание, подписание, использование и
хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой,
оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Согласно ст. 214.2 ТК РФ работодатель
также вправе вести электронный документооборот в области охраны труда, включающий в себя оформление и
ознакомление в электронном виде большей части документов по охране труда: правил, положений, политики в
области охраны труда, инструкций, документов по обучению, распоряжений, приказов и т.д.
В целях обеспечения соблюдения требований законодательства допускается ли в настоящее время ведение
электронного журнала инструктажей по охране труда без дублирования на бумажном носителе и подтверждение
прохождения инструктажей работниками посредством использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) и какой
именно вид ЭЦП подлежит применению в этом случае: усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного
правительства; усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется
соглашением сторон трудового договора; простая электронная подпись, порядок проверки которой определяется
соглашением сторон трудового договора; простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в
соответствии с установленными Правительством Российской Федерации правилами использования простой
электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме?
Ответ: Положения о ведении электронного документооборота в сфере трудовых отношений не применяются к
документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе к
подписываемым им лично.
Подпись о том, что работник прошел инструктаж по охране труда, он должен ставить собственноручно. Поэтому
непосредственно сам журнал регистрации инструктажей по охране труда может вестись в электронной форме,
однако его необходимо будет распечатать, чтобы работники смогли расписаться в нем собственноручно.
Правовое обоснование: Согласно ст. 22.1 Трудового кодекса РФ под электронным документооборотом в сфере
трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимаются создание, подписание, использование и
хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой,
оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за
исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 ТК РФ.
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых
трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права,
предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица,
поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в
части третьей настоящей статьи.
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ не применяются в отношении трудовых книжек и
формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности
работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об
увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в
том числе лично подписываемых работником.
20.02.2023
