У кого в этой организации хранились заключения и заключительные акты по результатам пройденных медосмотров и освидетельствований? В кабинете СОТа? Разработайте регламент проведения медосмотров, указав там ответственность и порядок получения и хранения документов по результатам медосмотров.
Заключения предварительного и последующих периодических медицинских осмотров работника приобщаются к его личному делу, срок хранения которого составляет 75 лет для уволенных до 1 января 2003 г. и 50 лет - для уволенных позже этой даты. В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. Если мед. заключения хранятся отдельно - то срок хранения обычно составляет 5 лет.
В настоящее время, как рекомендуют коллеги, необходимо связаться с мед. организацией, в которой работники проходили профосмотры (уж там заключения должны хранится) и запросить у них копии. Составить СЗ на имя руководителя о выявленном нарушении. Если вы обнаружите факт, который доказывает непрохождение работниками медосмотров - срочно организуйте прохождение медосмотра этими работниками.
Для примера ЛНА. Только подлежат актуализации - документы от 2023 и 2024 г, а я там уже не работаю