Людмила Здравствуйте, служебную записку (предписание об устранении нарушения) директору, с указанием ссылок на НПА и возможной ответственностью, добавьте срок устранения. Зарегистрировать в канцелярии (или где у вас регистрируют), на копии (остается у вас) обязательно номер регистрации и дату.