Наталья Здравствуйте!
есть договор с обслуживающей организацией, у которой есть электрик с 3 группой, и на основании договора он проводит нам инструктаж с присвоением 1 группы
Так нельзя, он должен быть у вас в штате хоть на какую долю ставки:
903н п.2.3 Присвоение I группы по электробезопасности проводится работником из числа электротехнического персонала, имеющего группу III по электробезопасности или специалистом по охране труда, имеющим группу IV по электробезопасности или выше, назначенным распоряжением руководителя организации.
Вы не можете вменить обязанности человеку, работающему в другой организации. Договор ГПХ приказом 903н не предусмотрен.
могу ли я издать приказ о проведении инструктажа всем сотрудникам по присвоению 1 группы электробезопасности?
Можете. Так и напишите в приказе: в связи с утратой / отсутствием сведений о проведении инструктажа ... приказываю провести всем сотрудникам в срок до... ответственный...
Только какой инструктаж - внеплановый?
Никакой, для 1 группы нет такого требования.
903н п.2.3 ... в журнале, в котором указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, его должность, дата присвоения группы I по электробезопасности, подпись проверяемого и проверяющего.
есть инструкция по присвоению группы1, а ее хватит?
Хватит, если она соответствует НПА. Да и кто её смотреть будет, фактически её нужно иметь, но можно показать любой видео инструктаж (загуглите, их много).
можно по новым правилам ежегодные проверки не проводить?
можно