Приказ Минтранса РФ от 30.04.2021 N 145 "Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом"
п. 2. Настоящие Правила обязательны для:
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки пассажиров на основании договора перевозки пассажира или договора фрахтования;
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом на основании договора перевозки;
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров;
физических лиц, осуществляющих эксплуатацию грузовых автомобилей, разрешенная максимальная масса которых превышает 3500 килограммов, и автобусов
п. 7.2. Перед отправлением водителя в рейс (за исключением второго и последующего рейсов по одному и тому же маршруту) с ним должен проводиться инструктаж (далее - предрейсовый инструктаж).
Предрейсовый инструктаж включает следующие вопросы:
протяженность маршрута, дорожные условия, наличие опасных участков и мест концентрации ДТП, особенности организации дорожного движения;
погодные условия движения на маршруте;
конечные, промежуточные пункты маршрута, места отдыха, приема пищи, смены водителей (при необходимости), парковки (парковочные места) транспортных средств;
расположение на маршруте пунктов медицинской и технической помощи, постов Госавтоинспекции МВД России, автовокзалов и автостанций (при расположении остановочных пунктов маршрута на территории автовокзалов или автостанций);
безопасность движения в период проведения культурно-массовых и спортивных мероприятий.
Получается, если есть грузовики и автобусы - проводим инструктаж, для водителей легковых автомобилей, получается, инструктаж не обязателен, если вы используете их для собственных нужд, если же перевозки по договору - то проводим. Но я бы не заморачивался и проводил всем общим чехом.