Один приказ, где пишете, что ответственность возлагается…
название отдела 1 - должность 1 - ФИО 1;
название отдела 2 - должность 2 - ФИО 2…
Если кого-то уволили/приняли, то делаете приказ о внесении изменений в приказ, где пишите, что в отделе 1 ответственный теперь новые ФИО, остальное - без изменений.
Ознакамливать с этим приказом только нового ФИО.