У нас была аналогичная ситуация по пользованию бассейном для обучающихся для педагогов. Где то здесь спрашивала, в итоге остановилась на том, что сотрудники сами по своей воле туда пошли, организация об этом "не в курсе", если что, ответственности не будет. Но если есть официальные рассылки от организации, то это уже вроде как другая история.